De modo geral, pode ser considerado um evento todo acontecimento planejado que gere a mobilização de um grupo de pessoas em torno de um objetivo. Eles englobam desde festas e congressos até reuniões e cursos online, e têm ganhado cada vez mais espaço nos últimos anos. Impulsionados principalmente pela necessidade de distanciamento social durante pandemia de Covid-19, a tendência é que os eventos online continuem sendo realizados mesmo com a superação da crise.

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É importante ressaltar que muitos especialistas e o próprio desenvolvimento da sociedade apontam para o fato de que esse movimento aconteceria mais cedo ou mais tarde. Prova disso é que a área do ensino já estava vivenciando a migração do modelo presencial para o a distância desde antes da pandemia.

Fica claro que o cenário evidenciou as vantagens de promover eventos online, se tornando a preferência de boa parte das pessoas e empresas. Embora muitas atividades retornem ao modelo 100% presencial com a liberação das autoridades governamentais e avanço da vacinação, muitas delas devem permanecer digital, seja em modelo totalmente remoto ou híbrido.

Neste momento, é necessário ressaltar os conceitos de online, digital e virtual – termos que se relacionam e são utilizados em contextos similares, mas que não carregam o mesmo significado.

• Online – necessariamente a palavra se refere àquilo que está e acontece na internet, sendo o oposto de offline;
• Digital – se refere a algo concreto, mas que é mediado por um computador. Um exemplo são os bancos digitais, que são empresas financeiras que fazem transações reais mesmo sem um espaço físico;
• Virtual – diz respeito àquilo que não é real, ainda que seja acessível por intervenção tecnológica, como é o caso de jogos de videogame.

Ou seja, um evento online de verdade é automaticamente digital, pois necessita de recursos de tecnologia para acontecer, independente do tipo, formato ou tamanho da atividade.

Independente do modelo, a produção de eventos online pode ser dividia em quatro partes: planejamento, organização, execução e pós-evento.

• Planejamento – estágio em que é tomada a maior parte das decisões sobre diferentes aspectos do evento, sendo um momento onde se define uma rota tanto para a produção quanto para a realização das atividades. O planejamento atua como uma base e pode ser decisivo sobre o sucesso ou fracasso do evento.
• Organização – com as principais decisões tomadas, parte-se para a organização prática do evento. De modo geral, é o momento em que há a cotação de preços, fechamento de parcerias, contratação de fornecedores e definição da plataforma de streaming;
• Execução – é o estágio em que o evento começa e são realizadas as atividades para seguir a programação das atividades, envolvendo a orientação dos interlocutores, mediação dos acessos e o monitoramento da qualidade de transmissão;
• Pós-evento – momento em que são avaliados os resultados da produção, incluindo a geração de relatórios de participação. Há também a emissão de certificados e disponibilização das gravações, por exemplo.

As pessoas estão cansadas de eventos online?

O Brasil e o mundo caminham para o fim da pandemia, que deve se estender até o início do próximo ano. Com certeza o período ficará marcado na história da sociedade por conta das inúmeras vidas que se perderam e também das mudanças drásticas no dia a dia das pessoas. Com o distanciamento social, empresas faliram, novos negócios surgiram e o consumidor precisou se adaptar. No setor de eventos, a crise paralisou completamente as a receita de muitas produtoras e artistas que dependiam das apresentações presenciais.

Foi nesse cenário que vivenciamos o “boom das lives”, especialmente no Instagram, Facebook e Youtube. Desde a transmissão de shows musicais até palestras com profissionais, essa mudança abrupta na forma de levar os eventos até as pessoas gerou uma agenda quase incontrolável de atividades online.

As opções de conteúdo eram inúmeras. Imagine entrar em uma rede social e descobrir que todos seus artistas favoritos estão se apresentando ao vivo. Fica difícil escolher, certo? Agora some a isso as empresas de diferentes segmentos que embarcaram na onda das lives para divulgar seu negócio, além de artistas e pessoas “comuns” que usaram das transmissões para conversar com seus seguidores. Pode parecer exagero, mas todo mundo estava fazendo lives neste período.

A mobilização foi positiva em alguns pontos, como em arrecadação de doações, o compartilhamento de informações e também maior inserção da tecnologia de streaming no cotidiano. No entanto, a intensidade desse processo aliado ao tempo que o distanciamento social perdura – quase dois anos – faz muitos acharem que as pessoas estão cansadas dos eventos online.

Existe uma expectativa sobre o retorno presencial completo das atividades, incluindo os shows e celebrações, mas é fundamental entender que: assim como o delivery de produtos diversos, os eventos online vieram para ficar. Salvo em contextos de festas e comemorações, como em boates, casamentos e apresentações culturais, a tendência é que muito do que migrou para o digital, permaneça ou se adapte ao modelo híbrido.

O que são os eventos híbridos?

Vivenciado os eventos presenciais e os digitais, chegando ao fim de 2021 o cenário começa a mudar e ser visto de outra forma. O “velho normal” ficou pra trás definitivamente e o “novo” também ficará em breve. Acontece que mesmo com a viabilização de atividades que estavam suspensas e o direcionamento para o fim da pandemia, o presencial não faz mais sentido em muitas situações do cotidiano das pessoas.

Isso inclui aspectos que vão além dos eventos, como trabalho, lazer e até relacionamentos. Hoje, não é preciso sequer ir ao mercado para fazer as compras de casa, por exemplo. Ou seja, a realidade atual aponta para uma sociedade totalmente diferente do estilo de vida dos últimos anos, havendo a migração de muitas atividades para um modelo híbrido.

Como o nome supõe, os eventos híbridos se referem àqueles que envolvem tanto aspectos físicos quanto digitais, com as pessoas podendo participar das duas formas. No entanto, é fundamental compreender que este modelo não pode ser visto apenas como a transmissão de um evento presencial. Muitos devem se lembrar, por exemplo, que no inicio da pandemia boa parte dos artistas fizeram apresentações musicais ao vivo pelo Youtube e as empresas mergulharam de cabeça nas transmissões de bate-papos pelo Instagram.

Naquele momento, o formato foi excelente e agradou muita gente, mas hoje o cenário é diferente. Com a opção de produzir e participar de eventos presenciais, digitais e híbridos, as empresas que se aventurarem nos modelos online devem pensar o evento de modo direcionado para eles. É crucial entender que as características e necessidades das atividades presenciais são diferentes das digitais e híbridas, incluindo pontos como o tipo, tamanho e público-alvo.

Naturalmente, os eventos híbridos tendem a demandar um esforço maior de produção, não só por envolverem questões relacionadas aos lados físicos e digitais, como principalmente por exigir que haja uma sintonia entre eles. Afinal, o participante online deve ter uma experiência similar a do presencial, como a oportunidade de interagir com as outras pessoas em um congresso ou participar de sorteios em uma feira cultural. Ou seja, é importante que nenhum dos lados fique em segundo plano.

Evento presencial, online ou híbrido?

É interessante observar que com o aumento das possibilidades também surgem incertezas sobre a produção dos eventos, que em breve – com a liberação total das atividades presenciais – poderão ser realizados das três formas.

Chegando ao fim de 2021, muitos países já vivem essa realidade e o Brasil também se aproxima cada vez mais desse cenário. Com os eventos presenciais de menor escala e com público reduzido já autorizados, algumas empresas passaram a ter incertezas sobre qual formato investir. Não é raro, por exemplo, encontrar situações em que se propõe uma atividade híbrida, mas que na verdade é a transmissão literal de algo presencial. Em eventos como esse, dificilmente os produtores e participantes ficam satisfeitos, pois quem está remoto não consegue interagir e participar do evento de forma consistente.

Mesmo em eventos totalmente remotos, que de modo geral as pessoas e empresas já estão acostumadas, existe uma falta de conexão entre a ideia e sua execução. Há quase dois anos promovendo atividades online, boa parte dos eventos online ainda peca em aspectos primordiais, como recursos de interatividade e estabilidade da plataforma utilizada. Seja totalmente online ou híbrido, é fundamental que a produção se atente para pontos como:

• Objetivo;
• Características;
• Público-alvo;
• Orçamento;
• Tecnologia necessária.

Não se pode pensar que existe um modelo melhor que o outro, pois cada um tem suas particularidades e atendem as necessidades dos produtores e do público de formas distintas. Ou seja, um encontro de lideranças da área do agronegócio, por exemplo, pode ser realizado de forma eficaz de modo presencial, online ou híbrido. O que é preciso analisar é qual deles fará mais sentido para o evento específico. Para isso, é necessário compreender as principais características e diferenças entre eles.

Evento presencial

Principal vantagem das atividades presenciais é a proximidade física entre as pessoas, que pode facilitar a interação antes, durante e depois do evento. Outra característica é a logística que precisa ser empreendida para sua produção, o que envolve diversos pontos dependendo do tipo de evento, como:

• Aluguel de espaço com fácil acesso e estacionamento;
• Acomodação dos participantes (decoração, cadeiras, mesas, placas de orientação, etc.);
• Material de apoio (brindes, folhetaria, credenciais, etc.)
• Contratação de coffee break;
• Equipes de recepção, segurança e limpeza;
• Transporte de palestrantes e convidados especiais.

Evento online

Mediado por plataformas digitais na internet, os eventos online foram impulsionados como uma alternativa emergencial aos presenciais, mas não podem ser vistos como opostos. Embora desconsidere a relação de pontos levantados que caracterizam os eventos físicos, o modelo online se destaca também por aspectos como:

• Maior alcance de pessoas;
• Praticidade e flexibilidade de participação;
• Custo reduzido de produção e acesso;
• Conteúdos disponíveis após o evento;
• Não há produção de lixo;

Evento híbrido

O evento híbrido tem a proposta de alinhar benefícios do online e do presencial, embora seja visto por muitos como uma opção provisória até o retorno definitivo sem restrições de público. De uma forma ou outra, o formato gera investimentos em pontos relacionados aos dois lados e ainda pode exigir maior empenho em sua produção.

Em relação a investimentos financeiros, os eventos híbridos podem ser produzidos com valores similares aos presenciais, ajustando alguns pontos, é claro. No entanto, as versões híbridas exigem que a produção seja planejada envolvendo detalhes que vão além dos mais recorrentes em outros formatos, principalmente em relação à interatividade. Como comentado anteriormente, a integração entre o online e o presencial deve ser pensada de forma consistente para garantir uma experiência de qualidade.

Tendências de eventos online para 2022

Como apontado por especialistas, boa parte dos eventos devem permanecer online mesmo imaginando um cenário pós-pandemia de Covid-19. Além da adoção de modelos híbridos, a tendência é que as pessoas e empresas comecem a direcionar o formato de acordo com a proposta do evento em si. Por exemplo, o lançamento de um novo produto nacional pode ser feito presencialmente para a diretoria e principais lideranças da marca, ou de forma online para que todos os colaboradores da empresa possam participar.

Mesmo que os eventos possam ser feitos tanto de forma presencial quando remota ou híbrida, existem alguns deles que podem gerar uma preferência ainda maior pelo modelo remoto, especialmente quando se pensa em praticidade e alcance de pessoas. Entre eles, é possível destacar os tipos a seguir.

Cursos

Seja qual for a área, os cursos, treinamentos e capacitações em geral são eventos focados no ensino de determinados assuntos e habilidades. Eles podem ser abrangentes, específicos, longos, curtos, gerais, aprofundados, teóricos, práticos, etc. Quando se falar em formação, as opções são inúmeras.

A capacitação online está entre as atividades que mais se tornaram comuns de serem realizadas de forma remota. A educação a distância já era uma realidade muito antes da pandemia, principalmente em cursos livres, graduação e pós-graduação, então devem continuar ganhando ainda mais espaço. O fato é que sistema de ensino – e o mercado educacional – perceberam que o modelo traz benefícios importantes para quem cria e consome os conteúdos: flexibilidade, alcance e custo acessível.

Hoje, é visível a migração de muitas instituições de ensino superior para o modelo remoto, fator que tem se tornado determinante para sua sobrevivência no mercado. Os cursos livres também têm se destacado fortemente no ambiente online, especialmente entre profissionais liberais e infoprodutores. Com os negócios digitais e programas de afiliados se fortalecendo, essas formações mais rápidas se tornaram a principal fonte de renda de muitas pessoas.

Webinar, mesas redondas e palestras

Os eventos acadêmicos e profissionais mais enxutos, como palestras, mesas redondas e webinars online também ganharam impulso nos últimos anos e devem seguir de forma remota também em 2022. Ambos os eventos compartilham como objetivo a troca de conhecimentos, se distinguindo em pontos específicos.

Tanto o webinar quanto a palestra possuem como característica apresentação e discussão de um assunto a partir da fala de um palestrante, que pode ocorrer de modo mais formal ou informal. Eles se distinguem pelo fato da palestra ter um enfoque mais acadêmico e o webinar ser mais utilizado no contexto empresarial, além de ter surgido já como evento digital.

É importante ressaltar que, atualmente no contexto online os termos têm sido usados como sinônimos, com as pessoas e empresas atribuindo ao evento o termo que preferirem. Já a mesa redonda tem como diferença o aumento na quantidade de palestrantes e também a abertura para discussão e complementação do assunto entre eles.

Além de serem mais práticos, possibilitarem a participação de grande número de pessoas e exigirem poucos investimentos, o formato digital traz outros benefícios, como:

• Usar o conteúdo posteriormente;
• Receber palestrantes renomados de outros lugares do mundo;
• Contribuir para o registro histórico do evento;
• Servir de referência para produções futuras.

Para as empresas, realizar esses eventos online pode contribuir estrategicamente para a aquisição de leads para o negócio antes, durante e depois que acontecem. Além disso, as gravações podem ser disponibilizadas para pessoas que não puderam participar e serem desmembradas em trechos menores de conteúdo.

Reuniões e meetups

As reuniões acontecem quando há os encontros entre pessoas para discutirem sobre um assunto específico ou um conjunto deles. Como característica, não há uma produção prévia que vá muito além da definição de datas e horários que os participantes estão disponíveis. O meetup é realizado de modo similar, com a distinção ficando por conta do objetivo do encontro. Enquanto nas reuniões há um tema central, nos meetups o foco é o networking entre as pessoas, não havendo restrições de tema.

As reuniões e encontros informais online se tornaram fortes aliados no dia a dia das pessoas e empresas, sendo realizadas a partir de poucos cliques. A praticidade para organizar e participar fez das reuniões e meetups digitais a preferência de muitos. Mesmo com os participantes trabalhando presencialmente em uma mesma empresa, por exemplo, a opção de conversar entre si sem precisar sair do posto de atuação é bastante atraente.

Além de não exigirem o deslocamento das pessoas e a organização do espaço do encontro, o modelo permite que essas atividades aconteçam de forma simultânea com outras, principalmente devido à opção de desligar a câmera e o áudio. Profissionais mais atarefados, por exemplo, podem preencher relatórios enquanto acompanham a apresentação de um novo projeto da empresa. Assim, a expectativa – e o desejo de muitos – é que as reuniões e meetups presenciais se tornem a exceção no próximo ano.

Feiras e congressos

Os eventos como feiras e congressos provavelmente são os que mais devem aparecer sob as três formas: presencial, online e híbrida. Enquanto os exemplos anteriores são, grosso modo, mais padronizados e exigem poucas mudanças estruturais entre um e outro, os eventos acadêmicos e corporativos maiores terão que se adaptar dependendo ainda mais do contexto.

O primeiro ponto diz respeito a fato de existirem feiras e congressos internos, externos, locais, regionais, nacionais e internacionais. Outra questão é o contexto do evento em si, envolvendo os temas, convidados e duração. Por exemplo, não faz sentido organizar uma feira de artesanato regional focada na a venda dos produtos de forma online se os produtores não fizerem o envio de mercadorias para outras regiões. Em contrapartida, um congresso sobre empreendedorismo digital naturalmente será mais bem aproveitado se feito em modelo remoto.

É importante ficar evidente que os eventos online são mais inclusivos do que restritivos, sendo possível produzir praticamente qualquer tipo no modelo remoto. Ou seja, os exemplos abordados nos itens anteriores são os mais comuns, mas não necessariamente serão os únicos que existirão nos próximos anos. Além disso, é necessário frisar também que os eventos online podem ser produzidos em formato ao vivo, gravado ou integrando os dois, variando de acordo com as características da atividade.

Diferenciais de um evento online de sucesso

Com 2022 batendo na porta, muitas empresas já começaram a traças suas estratégias, metas e ações para os próximos meses, incluindo os eventos. É fundamental que as produções que exigem maiores esforços sejam pensadas com antecedência, como é o caso de cursos e congressos. Para criar um evento online de qualidade, os pontos a seguir podem ajudar nessa preparação.

Planejamento

As empresas mais organizadas já perceberam que seja qual for o projeto, sempre se começa pelo estágio de planejamento – que nada mais é do que o ato de se preparar para algo de modo sistemático. Pensando no contexto dos eventos online, é nesse momento que se toma as principais decisões sobre a produção, incluindo:

• Objetivos – Qual o propósito geral do evento? E os específicos?
• Público-alvo – A que tipo de pessoas é direcionado? Tem um perfil específico?
• Tipo de evento – Qual o porte do evento? É um curso? Congresso? Webinar?
• Formato – Será totalmente online? Híbrido? Ao vivo ou on demand?
• Recursos – É preciso contratar fornecedores? A produção será interna ou terceirizada?
• Orçamento – A verba disponível comporta o evento? É preciso reduzir algum custo? Qual?
• Cronograma – Existe um prazo para a produção? É o suficiente? E o período de realização do evento?

Esses são alguns dos principais questionamentos que devem ser respondidos durante o planejamento, que irá guiar a empresa desde a produção até o pós-evento. Observe que algumas dessas e outras informações podem ser alteradas ao longo da produção, seja por imprevistos ou por decisão estratégica da empresa. Dessa forma, é natural que o planejamento de eventos online se transforme durante sua execução, sendo fundamental mantê-lo atualizado.

Personalidade

Presenciais ou online, o fato é que hoje existe uma infinidade de eventos sendo realizados todos os dias e sobre os mais diversos temas. A democratização de acesso e o volume na quantidade dessas produções refletem em atividades cada vez mais genéricas e padronizadas. É comum, por exemplo, webinares sobre Marketing Digital que abordam o assunto exatamente da mesma forma. Muitas empresas, inclusive, reaproveitam uma mesma identidade visual para eventos completamente diferentes.

Para evitar passar despercebido ou ser visto como “mais do mesmo”, é necessário determinar e evidenciar os diferenciais do evento desde o começo. É preciso avaliar questões como qual a contribuição que a atividade trará para o público-alvo e que ele já não tenha visto anteriormente. Retomando o exemplo sobre Marketing Digital, o webinar da empresa poderia abordar aspectos relacionados ao fomento de uma cultura de pertencimento dos funcionários.

É claro que nem sempre é possível “reinventar a roda”, mas é importante ter em mente que os eventos online que se destacam são aqueles que conseguem atrair o público com algo diferente. Isso inclui desde a comunicação visual até a escolha de palestrantes e definição do cronograma. Personalidade é essencial.

Interatividade

Aliado ao item anterior, a participação ativa das pessoas é decisiva para qualquer evento online. O que acontece – principalmente em produções amadoras – é que ainda há uma replicação literal de eventos presenciais para o formato online, mais recorrente em transmissões ao vivo. É necessário compreender que existe uma diferença entre assistir um evento e participar dele, e muitas empresas se esquecem disso.

Hoje os eventos online precisam urgentemente investir em recursos que promovam a interação dos participantes, tanto com a atividade quanto entre si. Reflexo da cultura do imediatismo, das transformações tecnológicas e da própria sociedade, a realidade é que atualmente as pessoas perdem o interesse e se distraem mais facilmente. Um exemplo disso é a diminuição expressiva do número de participantes online conforme o evento acontece.

Não existe evento se não houver pessoas. Por isso, investir em recursos de interatividade como chat, enquetes, perguntas e gamificação são essenciais para garantir a participação do público.

Plataforma

Outro fator decisivo para um evento online de sucesso diz respeito aos recursos tecnológicos utilizados. A plataforma de streaming deve atender as necessidades da produção em diferentes pontos, incluindo:

• Transmissão estável e de qualidade – é essencial verificar a rede de distribuição (CDN) utilizada, pois a localização de seus pontos físicos afeta diretamente a transmissão. Optar por plataformas com CDN brasileiro garante melhor qualidade.
• Segurança e restrições de acesso – além da participação de pessoas no evento online poder ser controlada, é fundamental que haja também a segurança das informações. Recursos como criptografia, chaves no CDN e no player, e whitelist podem contribuir para isso;
• Páginas responsivas e navegação intuitiva – muitas pessoas hoje preferem acessar conteúdos online por tablets e celulares, então a plataforma deve ser adaptável também a esses formatos. Além disso, a facilidade de acesso e navegação no evento é necessária para garantir uma boa experiência do participante e evitar a evasão do evento;
• Recursos de interação – um dos grandes diferenciais de um evento online para outro diz respeito às ferramentas disponíveis que facilitam e estimulam a participação do evento. Esses recursos são indispensáveis atualmente.

É essencial reforçar que os pontos abordados devem ser pesados de modo integrado, além do fato de cada evento exigir mais de um recurso do que de outro. Por exemplo, enquanto em reuniões e meetups os participantes podem conversar entre si pelo microfone, em cursos e palestras esse contato pode exigir uma ferramenta de chat e/ou caixa de perguntas.

Para 2022, a expectativa é que as pessoas e empresas se profissionalizem ainda mais para produzir os eventos online. Isso parte tanto do mercado quanto principalmente das pessoas, que mesmo indiretamente apontam para a necessidade de adequar os formatos, recursos e plataformas de acordo com as características específicas de cada atividade.