Há alguns anos tenho priorizado os eventos online nas minhas empresas, principalmente por ter um ROI altamente positivo. Mas nos últimos meses, precisamos fazer algumas atividades de forma remota e presencial ao mesmo tempo.
Depois de avaliar os últimos eventos híbridos que promovi, decidi compartilhar algumas dicas que aprendi. São atitudes que mudaram muito a qualidade do conteúdo e a adesão da minha persona. Continue a leitura e descubra como aumentei em 82% o retorno sobre os investimentos entre meu primeiro e o último evento híbrido.
1 – Defina seus objetivos
Nos primeiros eventos híbridos, investi na formação da minha equipe sobre o assunto. Com isso, pude perceber o quanto um bom planejamento contribui para o sucesso da atividade. Um erro que estávamos cometendo era organizar um evento presencial com transmissão ao vivo. Mas no modelo híbrido é preciso integrar esses dois lados.
Ter isso em mente me ajudou a alinhar melhor as atividades com os meus objetivos. Hoje sei que minhas convenções híbridas têm um engajamento 47% maior que as versões online. Segundo levantamento da VM Consultoria e SSK Análises, 79% dos congressos são eventos híbridos e entre simpósios, seminários e fóruns o índice é de 39%.
2 – Tenha um público-alvo
Minha equipe sempre considerou o público dos eventos para começar o planejamento das atividades. Mas no modelo híbrido, tivemos que tomar mais cuidado para entender as personas que têm interesse pelo formato. Ter um público-alvo muito bem definido me ajuda a ser mais assertivo nas ações dentro do evento.
Pra mim, isso é importante principalmente em lançamentos. No último que promovi, consegui uma taxa de conversão de aproximadamente 72%. Alinhar a linguagem, os speakers e a programação de acordo com a minha persona fez uma grande diferença.
3 – Pense no formato do evento híbrido
De acordo com a pesquisa da VM Consultoria e SSK Análises, 69% dos eventos híbridos são do tipo com transmissão para público remoto. Esse modelo também é o que mais faço, com os speakers presenciais e os participantes a distância. Também é possível receber palestrantes remotos e o público no espaço físico do evento.
O menos comum é o formato Multi Hub Meeting, quando existem atividades em mais de um local físico e conectadas por transmissão ao vivo. No meu caso, descobrir os formatos me ajudou a planejar melhor as atividades. Com essas possibilidades consegui praticamente dobrar o número de eventos híbridos nos meus negócios.
4 – Considere uma produtora de eventos
No último semestre fizemos um seminário sobre soft skills com todos os funcionários. Como foi um evento híbrido integrado entre as minhas empresas, precisamos recorrer a uma produtora especializada. Foi uma boa escolha, já que não tive que me preocupar com orçamentos e contratações, que teria um volume maior.
Pra mim, esse apoio é interessante para trazer segurança e evitar problemas na produção. No mercado já existem empresas experientes no formato híbrido, então consegui boas recomendações da que escolhi. O próprio levantamento da VM Consultoria e SSK Análises aponta que 83% dos organizadores de eventos já fazem no modelo híbrido.
5 – Tenha uma produtora de streaming
Atualmente, sempre uso uma produção de streaming profissional para a captação e transmissão dos meus eventos híbridos e online. Além da infraestrutura tecnológica no local do evento, contar com esses profissionais trouxe maior qualidade para as atividades.
Antes de contratar a Zoeweb, meus eventos eram transmitidos com uma câmera de celular em um tripé. A imagem ficava desfocada, o áudio com muitos ruídos e instabilidade na transmissão. Hoje, tudo isso fica por conta da empresa e me permite focar mais no conteúdo e nas estratégias do evento em si.
6 – Use uma plataforma estável
Para 82% dos organizadores de eventos híbridos, a qualidade de transmissão é decisiva para a escolha de uma plataforma. Tanto o dado da VM Consultoria e SSK Análises quanto minhas experiências me fizeram avaliar bastante os fornecedores do mercado.
Como a maior parte dos meus eventos é transmitida dentro do país, uso uma plataforma com rede de distribuição (CDN) brasileira. Com ela, as quedas e travamentos nas transmissões praticamente não acontecem. Essa característica é fundamental também para minha persona, que agora participa duas vezes mais dos meus eventos híbridos e online.
7 – Promova a interatividade no evento
Integrar o físico e o online também foi uma necessidade que percebi logo nos primeiros eventos híbridos. Como a maioria do público está remota, os recursos de interatividade me ajudam ter taxas de engajamento de até 89%.
Além do chat moderado, consigo envolver os speakers e os participantes com enquetes, sorteios, quizzes e gamificação. Nos meus eventos híbridos, essas ferramentas foram o ponto de virada para manter o público engajado e consequentemente, alcançar melhores resultados.
8 – Invista em marketing
Algo que também tem dado muito certo é explorar as qualidades do modelo híbrido como estratégia de divulgação. Facilidade de acesso, plataforma intuitiva, estabilidade de transmissão e interatividade são pontos que sempre reforço.
Assim, consegui elevar os números de inscritos e participantes porque a comunicação passou a ser mais assertiva. Atuo em um mercado bastante segmentado, então investir no marketing dos meus eventos híbridos foi realmente decisivo.
9 – Acompanhe os relatórios
Acompanhar os relatórios é algo que sempre fiz questão. Pra mim, é a principal forma de avaliar o desempenho dos eventos híbridos e medir os resultados. Segundo a VM Consultoria e SSK Análises, 64% dos organizadores usam o número de participantes online como métrica de avaliação, e 57% o feedback de stakeholders.
Já tive muitos insights a partir desses relatórios, desde pequenos ajustes até grandes mudanças nos eventos. Por exemplo, 62% das atividades online nas minhas empresas passaram a ser híbridas nos últimos meses. Fizemos as alterações baseadas principalmente em relatórios personalizados da plataforma transmissão e deu muito certo.
10 – Explore os conteúdos pós-evento
Nos meus negócios, o grande diferencial dos eventos híbridos e online é poder usar o material novamente. Além de disponibilizar para participantes que perderam a atividade, também aproveito o conteúdo em outras situações.
Hoje, cerca de 80% das minhas palestras são usadas no pós-evento em estratégias de captação de leads e nas redes sociais. Em atividades com várias edições, esses conteúdos também me ajudam a divulgar melhor o próximo evento. Vejo como uma forma bastante eficiente de atração da minha persona.
Os eventos híbridos são realizados principalmente pela expansão da audiência, segundo levantamento da VM Consultoria e SSK Análises. De acordo com a pesquisa, 76% dos entrevistados acreditam que o modelo será cada vez mais utilizado. Percebo que tenho tido melhores taxas de engajamento da minha persona com esse formato.
Para o próximo ano, a maior parte dos eventos das minhas empresas deve ser híbrida. Acredito que é uma boa hora para investir no formato, que certamente será o futuro. Espero que os tópicos que trouxe possam contribuir também para os seus negócios e te ajudar a ter sucesso nos seus eventos.
