7 dicas para fazer reuniões corporativas mais produtivas

Reuniões são atividades comuns na rotina de empresas de todos os segmentos e, se bem conduzidas, têm um papel importante no alcance de resultados. Porém, a prática costuma ser comumente excessiva, o que acaba por fazer do processo uma atividade improdutiva.

Como a dinâmica do mercado não permite que se perca tempo em ações que não levarão a resultados efetivos, as organizações que insistem em seguir modelos convencionais de encontros estão fadadas a uma gama enorme de prejuízos. E como temos certeza de que você não faz parte de tal grupo, listamos 7 dicas para fazer reuniões corporativas mais produtivas. Leia e aplique na sua empresa as boas práticas citadas!

1. Organize a reunião

O primeiro passo para uma reunião eficiente está na organização. Liste todos os tópicos que deverão ser abordados, reserve um espaço antecipadamente, envie um e-mail para os convocados, separe projetores, telas e demais materiais que possam ser necessários.

Deixe tudo pronto antes do início do encontro para que quando ele começar nada esteja faltando. E não se esqueça de deixar água e café próximos, principalmente se a reunião for um pouco mais longa.

2. Inove na hora do Brainstorming

Brainstorming é uma técnica de discussão que visa a obtenção de ideias criativas e inovadoras. Conhecida também como “tempestade de ideias”, esse tipo de atividade é bastante praticada em reuniões corporativas e, quando desenvolvida de maneira orientada, traz resultados bastante positivos para a organização.

Além de a prática já trazer maior produtividade para os encontros, ela pode ainda ser potencializada quando associada à ideia de um jogo. Funciona da seguinte maneira: grupos são divididos para que a reunião aconteça em etapas. A primeira delas visa o encontro do maior número de ideias, e ganha o time que trouxer mais.

As fases seguintes têm como foco o aprimoramento das ideias levantadas inicialmente, de forma a torná-las mais voltadas à realidade da empresa, já que quando pensadas elas podem ser bastante inovadoras e pouco práticas.

Aplicar o Brainstormig dessa forma estimulará os participantes a apresentar suas opiniões ativamente, o que fará com que o encontro traga frutos muito positivos para a empresa.

3. Use a dinâmica do “chapéu pensante”

No início de uma reunião, distribua chapéus coloridos para os participantes. Cada cor deverá representar uma situação: negativa, positiva, pessimista, otimista, crítica ou analítica.

Para que você entenda melhor: quem estiver com o chapéu branco deverá dizer somente pontos favoráveis à implementação de uma ideia, aquele que estiver com o item vermelho deverá apresentar somente dados sobre o assunto, o participante com o chapéu amarelo ficará com a parte crítica da situação em questão, e assim por diante.

Tal prática poderá ajudar os participantes que têm dificuldades para pensar de uma maneira diferente àquela típica de seu comportamento a abrir seus horizontes. E quando isso acontece, a empresa – e os profissionais – só têm a ganhar!

4. Invista em reuniões corporativas em streaming de vídeo

Um dos grandes empecilhos à produtividade das reuniões nas empresas é o deslocamento. Quando muitos profissionais precisam sair de suas localidades para se encontrar em um determinado ponto, um tempo considerável é gasto, assim como aportes financeiros – referentes a voos, hotéis, carros, horas-extras, entre outros – também são dispendidos.

Uma das melhores soluções para evitar esse tipo de problema está no uso de streaming de vídeo para promover os encontros. A tecnologia baseia-se no uso da internet para o envio de informações em áudio e vídeo para um dispositivo (celular, computador, notebook ou tablet), o que permite que as reuniões sejam feitas em qualquer lugar.

Tal tecnologia permite uma redução considerável de custos, aumenta a produtividade e não requer que downloads sejam feitos para que o conteúdo seja acessado. Por isso, vale investir nas teleconferências para impactar as reuniões positivamente.

5. Fique atento aos participantes e ao tempo

Antes de convidar alguém para participar de uma reunião, reflita se realmente há a necessidade de essa pessoa estar presente. Tente entender qual seria o papel dela na atividade e quais contribuições podem ser oferecidas.

Caso a reflexão mostre que o profissional não agregará muito ao encontro, deixe para conversar com ele em outro momento. Assim, o tempo dele será poupado e usado para atividades mais produtivas.

Tendo definido quem é imprescindível para a reunião, todos devem ir cientes do horário de início e de término. É importante que esse combinado seja respeitado para não prejudicar outras atividades e para fazer com que a reunião tenha foco.

Outra ação importante relacionada ao tempo é a de estabelecer alguns minutos para que cada um se posicione durante o encontro. Assim, todos podem falar sem extrapolar os horários e sem atrapalhar a exposição de ideias de ninguém.

6. Tenha um mediador

Convidar um participante da reunião para ser o mediador do encontro é uma boa opção para fazer com que a atividade seja mais focada naquilo que se espera dela.

A pessoa designada para tal função não precisa ser necessariamente a que fez a convocação. Porém, é importante que quem se dispuser a ser o mediador tenha em mente quais são os objetivos da atividade. Assim, ele saberá como conduzir o processo de forma que todos os tópicos sejam discutidos dentro do tempo estipulado.

7. Registre a reunião

Terminada a reunião, é importante que um dos participantes escreva um documento ou um e-mail com todos os tópicos abordados no encontro e quais os combinados relacionados a eles. Com isso, todos saberão quais são suas responsabilidades e quais decisões foram tomadas para que os assuntos já discutidos não surjam novamente sem que haja necessidade.

Deixar tudo registrado ajuda também a entender a produtividade de cada participante, pois o horário gasto na atividade é contabilizado como uma ação produtiva.

Agora que você conheceu as 7 dicas para fazer reuniões corporativas mais produtivas, ficou fácil perceber que é possível ter ganhos mais precisos nesses momentos com a aplicação de boas práticas. E para que você consiga ter outros benefícios no dia a dia de sua empresa, conheça agora o que são as plataformas de vídeo online e aprenda a escolher a sua!

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