7 dicas para fazer reuniA�es corporativas mais produtivas

ReuniA�es sA?o atividades comuns na rotina de empresas de todos os segmentos e, se bem conduzidas, tA?m um papel importante no alcance de resultados. PorA�m, a prA?tica costuma ser comumente excessiva, o que acaba por fazer do processo uma atividade improdutiva.

Como a dinA?mica do mercado nA?o permite que se perca tempo em aA�A�es que nA?o levarA?o a resultados efetivos, as organizaA�A�es que insistem em seguir modelos convencionais de encontros estA?o fadadas a uma gama enorme de prejuA�zos. E como temos certeza de que vocA? nA?o faz parte de tal grupo, listamos 7 dicas para fazer reuniA�es corporativas mais produtivas. Leia e aplique na sua empresa as boas prA?ticas citadas!

1. Organize a reuniA?o

O primeiro passo para uma reuniA?o eficiente estA? na organizaA�A?o. Liste todos os tA?picos que deverA?o ser abordados, reserve um espaA�o antecipadamente, envie um e-mail para os convocados, separe projetores, telas e demais materiais que possam ser necessA?rios.

Deixe tudo pronto antes do inA�cio do encontro para que quando ele comeA�ar nada esteja faltando. E nA?o se esqueA�a de deixar A?gua e cafA� prA?ximos, principalmente se a reuniA?o for um pouco mais longa.

2. Inove na hora do Brainstorming

Brainstorming A� uma tA�cnica de discussA?o que visa a obtenA�A?o de ideias criativas e inovadoras. Conhecida tambA�m como a�?tempestade de ideiasa�?, esse tipo de atividade A� bastante praticada em reuniA�es corporativas e, quando desenvolvida de maneira orientada, traz resultados bastante positivos para a organizaA�A?o.

AlA�m de a prA?tica jA? trazer maior produtividade para os encontros, ela pode ainda ser potencializada quando associada A� ideia de um jogo. Funciona da seguinte maneira: grupos sA?o divididos para que a reuniA?o aconteA�a em etapas. A primeira delas visa o encontro do maior nA?mero de ideias, e ganha o time que trouxer mais.

As fases seguintes tA?m como foco o aprimoramento das ideias levantadas inicialmente, de forma a tornA?-las mais voltadas A� realidade da empresa, jA? que quando pensadas elas podem ser bastante inovadoras e pouco prA?ticas.

Aplicar o Brainstormig dessa forma estimularA? os participantes a apresentar suas opiniA�es ativamente, o que farA? com que o encontro traga frutos muito positivos para a empresa.

3. Use a dinA?mica do a�?chapA�u pensantea�?

No inA�cio de uma reuniA?o, distribua chapA�us coloridos para os participantes. Cada cor deverA? representar uma situaA�A?o: negativa, positiva, pessimista, otimista, crA�tica ou analA�tica.

Para que vocA? entenda melhor: quem estiver com o chapA�u branco deverA? dizer somente pontos favorA?veis A� implementaA�A?o de uma ideia, aquele que estiver com o item vermelho deverA? apresentar somente dados sobre o assunto, o participante com o chapA�u amarelo ficarA? com a parte crA�tica da situaA�A?o em questA?o, e assim por diante.

Tal prA?tica poderA? ajudar os participantes que tA?m dificuldades para pensar de uma maneira diferente A�quela tA�pica de seu comportamento a abrir seus horizontes. E quando isso acontece, a empresa a�� e os profissionais a�� sA? tA?m a ganhar!

4. Invista em reuniA�es corporativas em streaming de vA�deo

Um dos grandes empecilhos A� produtividade das reuniA�es nas empresas A� o deslocamento. Quando muitos profissionais precisam sair de suas localidades para se encontrar em um determinado ponto, um tempo considerA?vel A� gasto, assim como aportes financeiros a�� referentes a voos, hotA�is, carros, horas-extras, entre outros a�� tambA�m sA?o dispendidos.

Uma das melhores soluA�A�es para evitar esse tipo de problema estA? no uso deA�streaming de vA�deoA�para promover os encontros. A tecnologia baseia-se no uso da internet para o envio de informaA�A�es em A?udio eA�vA�deoA�para um dispositivo (celular, computador, notebook ou tablet), o que permite que as reuniA�es sejam feitas em qualquer lugar.

Tal tecnologia permite uma reduA�A?o considerA?vel de custos, aumenta a produtividade e nA?o requer que downloads sejam feitos para que o conteA?do seja acessado.A�Por isso, vale investir nas teleconferA?ncias para impactar as reuniA�es positivamente.

5. Fique atento aos participantes e ao tempo

Antes de convidar alguA�m para participar de uma reuniA?o, reflita se realmente hA? a necessidade de essa pessoa estar presente. Tente entender qual seria o papel dela na atividade e quais contribuiA�A�es podem ser oferecidas.

Caso a reflexA?o mostre que o profissional nA?o agregarA? muito ao encontro, deixe para conversar com ele em outro momento. Assim, o tempo dele serA? poupado e usado para atividades mais produtivas.

Tendo definido quem A� imprescindA�vel para a reuniA?o, todos devem ir cientes do horA?rio de inA�cio e de tA�rmino. A� importante que esse combinado seja respeitado para nA?o prejudicar outras atividades e para fazer com que a reuniA?o tenha foco.

Outra aA�A?o importante relacionada ao tempo A� a de estabelecer alguns minutos para que cada um se posicione durante o encontro. Assim, todos podem falar sem extrapolar os horA?rios e sem atrapalhar a exposiA�A?o de ideias de ninguA�m.

6. Tenha um mediador

Convidar um participante da reuniA?o para ser o mediador do encontro A� uma boa opA�A?o para fazer com que a atividade seja mais focada naquilo que se espera dela.

A pessoa designada para tal funA�A?o nA?o precisa ser necessariamente a que fez a convocaA�A?o. PorA�m, A� importante que quem se dispuser a ser o mediador tenha em mente quais sA?o os objetivos da atividade. Assim, ele saberA? como conduzir o processo de forma que todos os tA?picos sejam discutidos dentro do tempo estipulado.

7. Registre a reuniA?o

Terminada a reuniA?o, A� importante que um dos participantes escreva um documento ou um e-mail com todos os tA?picos abordados no encontro e quais os combinados relacionados a eles. Com isso, todos saberA?o quais sA?o suas responsabilidades e quais decisA�es foram tomadas para que os assuntos jA? discutidos nA?o surjam novamente sem que haja necessidade.

Deixar tudo registrado ajuda tambA�m a entender a produtividade de cada participante, pois o horA?rio gasto na atividade A� contabilizado como uma aA�A?o produtiva.

Agora que vocA? conheceu as 7 dicas para fazer reuniA�es corporativas mais produtivas, ficou fA?cil perceber que A� possA�vel ter ganhos mais precisos nesses momentos com a aplicaA�A?o de boas prA?ticas. E para que vocA? consiga ter outros benefA�cios no dia a dia de sua empresa, conheA�a agora o que sA?o asA�plataformas de vA�deo onlineA�e aprenda a escolher a sua!

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