5 dicas para melhorar a comunicação interna da sua empresa

Imagine o seguinte cenário: a equipe responsável pelo desenvolvimento de novos produtos da sua empresa passa meses planejando e finalmente lança um novo projeto. Seu time de marketing, porém, anuncia que ele não é vendável e que diversas alterações devem ser feitas.

Há também a possibilidade de um funcionário ser demitido e de espalhar-se o boato de que a empresa passa por um momento difícil. Se todos estão tensos e desmotivados, a produtividade cai.

As situações acima são apenas dois exemplos de falhas na comunicação interna de uma empresa. Mas a boa notícia é que, assim como há problemas provenientes de uma comunicação interna ineficaz, existem vantagens em se investir nela. E nem todas exigem grandes gastos ou esforços.

Qual é o custo de uma comunicação ineficaz?

Uma pesquisa do McKinsey Global Institute revelou que colegas de trabalho, quando conectados, têm um aumento de 20% a 25% na produtividade. Já dados publicados no Holmes Report, nos Estados Unidos, revelam que as perdas causadas por uma comunicação ineficaz podem chegar a US$ 26 mil por trabalhador por ano para as empresas.

O custo dos mal-entendidos entre colaboradores, por sua vez, pode chegar a impressionantes US$ 37 bilhões por ano no país.

Mas como aproveitar melhor a comunicação e criar um sistema eficaz? Listamos, na postagem de hoje, algumas dicas para você garantir uma boa comunicação interna na sua empresa. Confira:

Como melhorar a comunicação interna?

1. Incentive a comunicação desde o primeiro dia

Sua empresa possui missão, visão e valores. E ela tem objetivos a alcançar, uma cultura organizacional, protocolos e boas práticas.

O ideal é que os funcionários conheçam a sua empresa já nos primeiros dias. E sejam orientados sobre como se expressar e por meio de quais canais obter informações confiáveis.

Tendo isso em vista, uma boa prática é organizar um treinamento de alguns dias para os novatos. Acostume seus funcionários, desde o primeiro dia, a cultivar o hábito da comunicação e a usar, efetivamente, os canais oferecidos pela empresa.

É importante que os colaboradores estejam atentos, informados e conscientes da abertura da empresa para ouvir suas dúvidas, ideias ou sugestões.

2. Ofereça as ferramentas certas para seus funcionários

Criada a cultura da comunicação, é preciso oferecer boas ferramentas para que ela se concretize e funcione efetivamente. Hoje, com a tecnologia, esta tarefa pode ser bem mais simples, já que existem muitas opções adequadas às mais diversas finalidades.

Você pode, por exemplo, oferecer treinamentos e transmitir mensagens para diversas sedes de sua empresa por meio do streaming — tecnologia de transmissão de conteúdo pela internet ao vivo ou por demanda, como no famoso Netflix.

Essa ferramenta, bastante flexível, permite uma comunicação em tempo real, com bom alcance, e diminui custos com deslocamentos, produção de eventos e reuniões, entre outros.

As redes sociais corporativas, que podem ser criadas por intermédio de várias plataformas disponíveis no mercado, são outra opção. Mais interativas e fáceis de usar — já que muitos de nós já estamos bem acostumados com elas —, as redes sociais são uma alternativa à intranet ou ao e-mail, por exemplo.

Além dessas novas ferramentas, a empresa pode investir nas tradicionais que ainda apresentam bons resultados, como o próprio e-mail. O importante é ter ferramentas oficiais e tentar centralizar ao máximo as mensagens nas mais eficazes delas.

3. Envolva todos nos esforços de comunicação interna

Nada de pensar que comunicação interna é uma via de mão única entre a direção da empresa e os funcionários. A comunicação acontece em todos os sentidos, o tempo todo.

Streaming, redes sociais corporativas, chats corporativos, entre outras ferramentas, devem estar presentes e acessíveis a todos.

Assim como os funcionários devem saber se comunicar e expressar suas demandas, os superiores precisam estar abertos para receber essas informações e conduzir da melhor forma uma comunicação sempre clara, objetiva e transparente na empresa.

Todos devem estar envolvidos. E as vantagens desse envolvimento vão desde a melhora do clima organizacional e da confiança da equipe até a abertura da empresa para a colaboração e para novas ideias. Afinal, bons insights não vêm só de cima.

4. Torne a comunicação um hábito

Planeje a comunicação interna de forma que ela se torne um hábito para seus funcionários. Como resultado, eles podem saber que em toda segunda-feira terão novidades sobre a empresa. E onde serão publicadas em uma rede social corporativa, enviadas por e-mail ou em uma reunião via streaming, vão esperar por este momento.

Se o colaborador souber que a empresa vai pedir seu feedback de tempos em tempos, também estará preparado. É importante que a comunicação seja constante e que a equipe se acostume e espere por ela.

Além de melhorar os processos dentro da empresa, este cuidado passará mais segurança aos colaboradores — que estarão sempre informados —, gerando sentimentos de confiança e valorização.

5. Mensure os resultados e faça ajustes

Sua empresa começou a usar um sistema de intranet e, meses depois, percebeu um engajamento baixo? Então, é hora de mudar a tática. A mensuração dos resultados de comunicação interna permite que você aplique recursos. E permite que você reuna esforços e tempo de maneira mais eficaz, evitando desperdícios.

Algumas das formas de acompanhar os resultados são: mensurar produtividade, vendas e outros resultados. Por isso é importante realizar pesquisas de satisfação interna; avaliar a taxa de turnover (mede a rotatividade de funcionários) e a satisfação dos colaboradores com o trabalho.

Uma boa comunicação impacta diretamente no bem-estar da equipe e nos resultados da empresa. Mas se algo piorou, talvez seja hora de rever os planos.

Quem é beneficiado com uma boa comunicação?

Nunca subestime uma boa comunicação interna e o seu poder dentro da empresa. Esta é uma relação que só traz benefícios para ambos os lados.

Sua empresa ganha em produtividade e melhora na entrega de produtos e serviços de qualidade. Como resultado, os funcionários ganham em valorização, melhora no ambiente de trabalho e abertura para suas ideias, entre outras motivações para fazer mais e melhor pelo negócio.

Agora você já conhece as vantagens de uma boa comunicação interna e como colocá-la em prática. Então, que tal compartilhar a sua experiência com a gente? Conte-nos, nos comentários, quais são suas dúvidas e o que você achou das dicas!